Документация на КУТ и ГУТ – какви документи трябва да поддържа работодателят

Създаването на Комитет по условия на труд (КУТ) или Група по условия на труд (ГУТ) не приключва с определянето на техния състав. За да бъде доказано, че органът функционира съгласно изискванията на Закона за здравословни и безопасни условия на труд (ЗБУТ), работодателят следва да организира и поддържа документация, свързана с неговата дейност.

В действащото законодателство няма единен нормативно утвърден образец на досие на КУТ или ГУТ. В същото време при проверка работодателят трябва да може да удостовери, че комитетът или групата са законосъобразно сформирани, провеждат обсъжданията, предвидени в закона, и че взетите решения се изпълняват.

Каква е целта на документацията?

Документацията на КУТ и ГУТ има две основни функции.

От една страна, тя удостоверява изпълнението на законовите задължения на работодателя по Закона за здравословни и безопасни условия на труд. От друга – осигурява проследимост на предприетите мерки за подобряване на здравословните и безопасните условия на труд.

Добре организираната документация улеснява както ежедневната работа на КУТ и ГУТ, така и доказването на извършените дейности при проверки от контролните органи.

Има ли задължително досие на КУТ или ГУТ?

ЗБУТ не изисква работодателят да поддържа досие с определено наименование или по утвърден образец.

На практика обаче е препоръчително всички документи, свързани с дейността на КУТ или ГУТ, да бъдат организирани в отделно досие (на хартиен или електронен носител), което да позволява лесно проследяване на състава, заседанията, решенията и последващите действия.

Документи при създаването на КУТ или ГУТ

След учредяването на Комитета или Групата по условия на труд е препоръчително да бъдат налични най-малко следните документи:

• протокол от Общото събрание за избор на представители на работещите;
   
• списък на избраните представители;
   
• заповед на работодателя за определяне на представителите на работодателя и сформиране на КУТ или ГУТ;
   
• декларации за неразгласяване на информация, когато са приложими;
   
• документи, удостоверяващи началото на четиригодишния мандат на представителите.
   
• Заповед за свикване на общо събрание за избор на представители на работещите в КУТ/ГУТ;
   
• Учредителен протокол за КУТ/ГУТ;
   
• Заповед за обучение на КУТ/ГУТ.
   
• Програма за първоначално обучение.

Част от тези документи произтичат пряко от законовите изисквания, а други представляват добра административна практика, която улеснява организацията и доказването на изпълнените задължения.

Документи, свързани със заседанията

Съгласно чл. 29 от ЗБУТ, КУТ и ГУТ обсъждат най-малко веднъж на три месеца дейността по здравословни и безопасни условия на труд.

За да бъде удостоверено провеждането на тези обсъждания, е препоръчително работодателят да организира документация за всяко заседание.

Обичайно тя включва:

• покана или уведомление за заседанието;
   
• дневен ред;
   
• присъствен списък;
   
• протокол от проведеното заседание;
   
• материали, разгледани по отделните точки от дневния ред;
   
• документи, удостоверяващи изпълнението на взетите решения;
   
• Годишен план за работа на КУТ/ГУТ.

Решенията и предложенията по поставените теми, се отнасят към Ръководството, по съответния са компанията начин.

Законът не определя съдържанието на протокола, но от него следва ясно да се виждат обсъжданите въпроси, приетите решения, определените отговорници и сроковете за изпълнение.

Примерни протоколи

За улеснение при организиране на документацията можете да използвате примерни образци:

• Примерен протокол от заседание на КУТ (за предприятия с над 50 работници и служители);
• Примерен протокол от заседание на ГУТ (за предприятия с от 5 до 49 работници и служители).

Предложените образци имат примерен характер и следва да бъдат адаптирани към спецификата на всяко предприятие и разглежданите въпроси.

Документи за проследяване на решенията

Законът не предвижда задължителен регистър на решенията на КУТ или ГУТ.

Практиката показва обаче, че поддържането на такъв регистър значително улеснява работата на работодателя и членовете на комитета или групата.

Добре е за всяко решение да бъдат посочени:

• предприетата мярка;
   
• отговорното лице;
   
• срокът за изпълнение;
   
• датата на изпълнение;
   
• доказателство за изпълнение.

По този начин всяко следващо заседание може да започне с отчет на изпълнените мерки и при необходимост да бъдат предприети допълнителни действия. Включваме и обсъждане на изпълнението на поставените въпроси от предходни заседания в протоколите.

Какви документи могат да се прилагат към протоколите?

В зависимост от разглежданите теми към протоколите могат да бъдат приложени различни документи, например:

• резултати от оценката на риска;
   
• анализи на трудовия травматизъм;
   
• информация за професионални заболявания;
   
• резултати от измервания на факторите на работната среда;
   
• доклади от извършени проверки;
   
• предписания на контролните органи;
   
• програми за управление на риска;
   
• предложения от работещите;
   
• информация за предприетите коригиращи действия.

Тези документи подпомагат обсъжданията и дават възможност за проследяване на изпълнението на взетите решения.

Колко дълго се съхраняват документите?

За документацията, свързана с дейността на КУТ и ГУТ, ЗБУТ не определя единен срок за съхранение.

Поради това работодателят следва да организира архивирането ѝ съобразно вътрешните правила за документооборот, приложимото архивно законодателство и изискванията за защита на личните данни.

Документите е препоръчително да бъдат съхранявани по начин, който позволява при необходимост да бъде проследена дейността на КУТ или ГУТ за съответния период.

Често срещани пропуски

При организиране на документацията най-често се установяват:

• липса на протокол от избора на представителите;
   
• неактуализиран състав на КУТ или ГУТ след кадрови промени;
   
• липса на протоколи от проведените тримесечни обсъждания;
   
• протоколи без конкретни решения или определени срокове;
   
• липса на проследяване на изпълнението на взетите решения;
   
• непълна документация към проведените заседания.

Подобни пропуски могат да затруднят работодателя при доказване на изпълнението на законовите задължения при проверка.

Освен документацията, свързана с дейността на КУТ и ГУТ, работодателят организира и документирането на обучението на членовете на комитета или групата.

Редът, сроковете, минималната продължителност на обучението и необходимите документи са уредени в Наредба № 4 от 3 ноември 1998 г. за обучението на представителите в комитетите и групите по условия на труд.

Подробно разглеждаме тези изисквания в публикацията „Обучение на членовете на КУТ и ГУТ – изисквания по Наредба № 4“.